GTC 185
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
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DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
0. INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y
el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y
características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,
NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente
documento normativo.
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DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
0. INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y
el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y
características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,
NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente
documento normativo.
CARTAS
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas lashojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con ellogo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, deoctubre de 2001.Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación,descripción o aclaración dentro del texto.
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautasentre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas decoordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o enprimera persona del plural;- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupoespecífico de personas tanto interna como externamente
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos ypolíticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos
necesidades
JJ
requer--
DDGJDF
